写毕业论文的同学注意了

weit

每年的毕业论文写作都会人很多人头疼，且不说论文内容让人费尽心思，就连论文的一些格式设置有时候也会让大家头疼，什么“样式”“自动编号”“页眉页脚（页码）”“尾注题注”“自动目录”“交叉引用”“页面设置”以及公式对齐、参考文献标注等等问题，大家都会遇到，这时候才知道其实我们对最“熟悉”的office软件是多么陌生。本人也经历过写论文的过程，也是从那时候开始对word和excel的应用看得多了一些，也帮别人解决过一些问题，不敢说自己的水平有多高，但是对论文格式编排还是比较熟悉的，在此对写论文的各位提几点自己的建议，希望您能从中受益：
原则:内容与表现分离。一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，前者是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，而不同的内容可以使用相同的表现。Word 倡导一种所见即所得的方式，将编辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现。可惜的是很多作者滥用，将内容与表现混杂在一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差。本文所强调的“内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的内容，所有与内容无关的排版工作都交给Word 去完成，作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉Word。因为Word 不仅仅是一个编辑器，还是一个排版软件，不要只拿它当记事本或写字板用。
关于排版的几点 建议：
1.一定要使用样式。除了Word 本身所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。而且当你不经意间自己改变某个段落的格式时，Word都会自动生成一种新样式，最后你会发现整篇论文样式非常多，修改起来极为不便。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式。这样做能大大减少工作量和出错机会，如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word 自动生成各种目录和索引。
2.一定不要使用空格来对齐。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。Word有自己的对齐方式，所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行，包括公式的居中和公式编号右对齐等等。推荐大家使用制表位来对齐公式，具体方法参见[论文书写提效篇3] 利用制表位快速对齐公式。同理不要用回车键来调整段落间距离（应使用“段落”中的“段前（后）”距离），也不要用回车键来实现换页。应使用“分页符”。
3..一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。如果你发现自己打了编号，一定要小心，这极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x 章、如图x 所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。关于如何使用尾注和交叉引用，具体方法参见[论文书写提效篇1] 参考文献标号及格式整理流程。关于标题的编号方法，具体参见[论文书写提效率篇2]标题格式和编号的整理流程——快速设置标题并自动编号。
4.绘图。统计图建议使用Execel 生成，框图和流程图建议使用Visio 画。
5.参考文献的编辑和管理。如果你在写论文时才想到要整理参考文献，已经太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。Word 没有提供
管理参考文献的功能，但可以用插入尾注的方法实现。
6.使用节。如果希望在一片文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并设置当前节的格式与上一节不同。
上述几点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，文章的表现就交给Word 去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作，一定要停下来学一下Word 的帮助，因为Word 早已提供了足够强大的功能。
但是Word可靠性和稳定性也不是不用怀疑的，经常遇到“所想非所见”、“所见非所得”的情况让人非常郁闷。如果养成良好的习惯，这些情况也可以尽量避免，即使遇上，也可以将损失降低到最低限度。建议如下：
7.使用子文档。学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。建议论文的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。
8.及时保存。设置自动保存，还有一有空就ctrl+s。
9.多做备份，不但Word 不可靠，windows 也不可靠，每天的工作都要有备份才好。注意分清版本，不要搞混了。Word 提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用。还是多处备份吧。
10.插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。
其他建议:
11. 使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便。
12. 使用文档结构图让你方便的定位章节
13. 使用文档保护。方便文章的审阅和修改上面的建议并不全面，但相信比较管用。
说了这么多，大家如果还有疑问，自己花些时间研究一下Word 的帮助，相信会有事半功倍的效果。个人建议大家遇到问题多自己探索，自然会有收获的。
如果大家实在有问题解决不了或者无心去学习这些操作，我可以帮大家解决论文格式编排问题，本人QQ：413183242.
最后祝各位毕业生论文写作顺利，答辩顺利，日后工作顺利！

helloshigy

厉害啊 有几条还不会呢 正在学习。学会了必然大大提高效率啊

dzy2006

了解了不少知识，多谢！

在路上1990

谢谢楼主！

weit

补充得好啊

liangmin

犹如久旱逢甘雨，谢谢楼主！

琥珀囚徒

好东西值得学习

shuaiyongd

henhao ,学习一下

yepiaoying

mark要做个标记

hsh_taotao

楼主厉害，好多东西俺都不知道，一直都用空格和回车对齐呢。学习后改进。