利用EXCEL数据透视表实现快速筛选统计材料

helloshigy

利用EXCEL数据透视表实现快速筛选统计材料

说明：本教程基于OFFICE2013制定，其他版本大体相同

工作目的

我们现在需要制作MTO文件。

第一步：首先需要对图纸上的阀门和管件进行统计，列入excel表，如下图：

第二步：然后统计“ITEM”下每个种类在每个压力下的每种尺寸的数量，写入MTO文件。比如：统计“GLOBEVALVE”在“6A1”压力下8"和10"的数量，如下图所示：

问题现状

对于“工作目的”中的第一步暂时没想到好的提高方法，而对于第二步，我们一般的做法是：首先对“ITEM”进行筛选，只勾选“BALLVALVE”（比如先统计BALLVALVE），然后对“LINECLASS”筛选，只勾选“IB3N”，然后再对“SIZE”进行筛选，计算出数量。然后按此方法再一个个筛选出其他项目。

这种方法费时费力，很容易出错。下面推荐一种使用EXCEL自带的“数据透视表”的方法来实现快速统计。

解决方法

解决这个问题的一个比较好的方法是“数据透视表”。最好的方法是开发EXCEL VBA宏程序，可以实现下面介绍的数据透视表的功能，还可以实现自动查标准的功能，最后把压力等级、尺寸、数量等以及从标准查得的MATERIAL、TAG NO.等自动写入MTO文件，全过程自动处理，正在研究中，敬请期待。

下面介绍下“数据透视表”的操作过程及注意事项。

1. 准备工作

① 要保证需要进行加和（或其他计算）的单元格是“数字”格式

首先要保证需要加和的“QTY.”列的单元格均是“数字”格式的，否则会导致后续计算错误。若单元格左上角出现小三角（ ）则说明是“文本”格式的，这时要把它转换成“数字”的。无论什么格式的，建议都这样做一遍：选中需要转换的“QTY.”列，右键——“设置单元格格式”——“数字”——“数值”，设置好“小数位数”和“负数”后点击“确定”，如下图所示：

现在看不到有什么改变，因为数据没有更新，需要进行如下操作：选择此列，点击菜单栏的“数据”——“分列”，然后直接点击“完成”即可，如下图所示。

将文本转换成数字的方法还有几种，我感觉这种最实用。

② 要保证处理区域的首行没有空单元格,否则可能提示无效字段名，如下图所示：

2. 插入“数据透视表”

① 选中

首先选中需要处理的区域，可以选中所在的列（如下图所示），也可以仅选中有效区域。选中部分的首行必须包含有效字段名（图中的LINE、LINE NO.、ITEM等）。针对此例，可以仅选中从ITEM至LINE CLASS的列。

② 插入

点击菜单栏的“插入”——“数据透视表”，出现下图，点击确定即可。

③ 此时excel会建立一个带有数据透视表的新工作表，如下图所示：

④ 将需要的字段拖入“行”和“值”内并修改。针对这个例子，我们需要依次将字段“ITEM”、“LINE CLASS”和“SIZE”拖入“行”内，将“QTY.”拖入“值”内。然后点击“值”内的“QTY.”，选择“值字段设置”，出现下图，把“计算类型”改为“求和”，然后确定。

完成后就OK了，下面是效果图。EXCEL会列出每一个ITEM项，每一个ITEM下再列出每一个压力等级，每一个压力下再列出每个尺寸，对相同尺寸求和后列在右边的单元格内。

说明：单击数据透视表以外的单元格会使右侧的“数据透视表字段”框消失，点击数据透视表后它会再次出现。

建议

为避免设置错误导致数据透视表有误，请查看数据透视表最下面的“总计”数值（例子中的是“111”），然后选择“QTY.”列，查看状态栏的求和数值（下图右下角数值），比对两者是否一致。如不一致请检查是否转换成数字格式或者其他错误。

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昨夜的风

很好。:lol

蜘蛛超人

拜读了！虽然还是不太懂，但应该很有用！以后要多学习这样实用的知识！

sdqdpd333

好详细，赞一个

linolin

很高科技啊，试一下

87737352

谢谢楼主的无私分享。

动力火车

谢谢楼主的分享

风信子88

厉害厉害厉害